ساخت امضای ایمیل

ساخت یک امضای ایمیل تمیز و حرفه‌ای در چند دقیقه

هر ایمیلی که می‌فرستید با یک دست‌دادن آرام به پایان می‌رسد: امضای شما. به خواننده می‌گوید شما کی هستید، چه می‌کنید و چطور می‌توانند به شما دسترسی داشته باشند بدون اینکه مجبور شوند در ایمیل‌های قدیمی جستجو کنند. یک امضای خوب ارادی به نظر می‌رسد و سر راه نیست. یک امضای بد یک دیوار از آیکون‌ها، سه شماره تلفن، یک لوگوی عظیم و یک نقل قول الهام‌بخش است که کسی نخواسته. مولد امضای ایمیل در این صفحه به شما کمک می‌کند در طرف درست آن خط قرار بگیرید و کل کار را در مرورگر شما انجام می‌دهد تا هیچ چیزی که تایپ می‌کنید جایی آپلود نشود.

یک امضای خوب شامل چه چیزی می‌شود

آن را به سه یا چهار خط محدود کنید. اساسیات عبارتند از نام کامل، عنوان شغلی و شرکت شما. بعد از آن، اگر واقعاً می‌خواهید تماس تلفنی داشته باشید یک شماره تلفن اضافه کنید و یک لینک که مردم از آن استفاده می‌کنند، معمولاً وب‌سایت یا پروفایل LinkedIn شما. برای اکثر مردم همین کافی است. راهنمایی ابزارهایی مثل HubSpot و WiseStamp یکسان است: با متن زنده و قابل کلیک برای جزئیاتی که مهم هستند شروع کنید و از اضافه کردن موارد اضافی مقاومت کنید.

یک ساختار معقول:

• نام با متن کمی بزرگ‌تر یا ضخیم‌تر، تا اول خوانده شود.
• عنوان و شرکت در خط بعدی، ساده و کوتاه.
• یک شماره تلفن و یک لینک، نه یک پشته از هر کانالی که دارید.
• اختیاری: یک لوگوی کوچک، یک پروفایل اجتماعی واحد یا یک سلب مسئولیت حقوقی اگر صنعت شما آن را می‌طلبد.

چه چیزی را حذف کنید

با قاطعیت کوتاه کنید. آدرس ایمیل خود را از خود امضا حذف کنید، چون خواننده از قبل آن را در فیلد From می‌بیند. نقل قول‌ها، GIF‌های متحرک و یک ردیف از هشت آیکون اجتماعی را حذف کنید. خودتان را به دو یا سه رنگ و یک فونت استاندارد مثل Arial یا Georgia در حدود ۱۰ تا ۱۴ پوینت محدود کنید. از تصاویر بزرگ اجتناب کنید؛ نگه داشتن هر لوگو زیر حدود ۱۰ کیلوبایت کمک می‌کند سریع بارگذاری شود و از فیلترهای اسپم دور بماند. آزمون ساده است: اگر یک خط به خواننده کمک نمی‌کند با شما تماس بگیرد یا به شما اعتماد کند، آن را حذف کنید.

امضاهای HTML در مقابل متن ساده

امضاهای HTML به شما امکان استفاده از نام‌های ضخیم، لوگو، لینک‌ها و رنگ‌های برند را می‌دهند و در اکثر کلاینت‌های مدرن شکل خود را حفظ می‌کنند. این استاندارد برای هر کسی است که به ظاهر اهمیت می‌دهد. امضاهای متن ساده برعکس جهانی هستند: هرگز در کلاینت‌های قدیمی، خوانندگان فقط متن یا محیط‌های امن خراب نمی‌شوند، به همین دلیل است که توسعه‌دهندگان و تیم‌های پشتیبانی اغلب آن‌ها را ترجیح می‌دهند. پاسخ عملی این است که هر دو را نگه دارید. از یک نسخه HTML برای اطلاع‌رسانی با برند استفاده کنید و یک متن ساده برای پاسخ‌ها داشته باشید. این مولد HTML تمیز مبتنی بر جدول تولید می‌کند که می‌توانید مستقیماً در کلاینت ایمیل خود جای‌گذاری کنید، به اضافه یک نسخه متن ساده که می‌توانید هرگاه چیز ضدخطایی می‌خواهید کپی کنید.

ملاحظات موبایل

بیشتر از نیمی از ایمیل‌ها روی تلفن باز می‌شوند، پس ابتدا برای صفحه کوچک طراحی کنید. به جای بلوک‌های کنار هم که به طرز ناخوشایندی فرو می‌ریزند از یک طرح‌بندی تک‌ستونه استفاده کنید. متن اصلی را در ۱۴ تا ۱۶ پیکسل نگه دارید تا خوانا بماند و هر لینک یا دکمه قابل ضربه زدن با شست را راحت کنید. عرض کلی را در حدود ۶۰۰ پیکسل محدود کنید. به جای پختن شماره تلفن خود در تصویر، روی متن زنده تکیه کنید، چون تصاویر می‌توانند کند، مسدود یا ناخوانا باشند. سپس قبل از استفاده یک پیام آزمایشی برای خودتان بفرستید و آن را روی یک تلفن باز کنید.

افزودن آن در Gmail و Outlook

پس از کپی کردن امضا، نصب آن کمتر از یک دقیقه طول می‌کشد. در Gmail، تنظیمات را باز کنید (آیکون چرخ‌دنده)، به «مشاهده همه تنظیمات» بروید، به بخش امضا در تب General پایین بروید، یک امضای جدید ایجاد کنید، مال خود را جای‌گذاری کنید، آن را به عنوان پیش‌فرض برای ایمیل‌های جدید و پاسخ‌ها تنظیم کنید و تغییرات را در پایین ذخیره کنید. در Outlook، به File سپس Options بروید، Mail را انتخاب کنید، روی Signatures کلیک کنید، یک ورودی جدید ایجاد کنید، امضا را جای‌گذاری کنید و آن را به پیام‌های جدید و پاسخ‌ها اختصاص دهید. Outlook HTML را کمتر قابل پیش‌بینی از Gmail رندر می‌کند، پس نتیجه را بررسی کنید و هر طرح‌بندی که جابجا می‌شود را ساده‌تر کنید.

اگر در حال راه‌اندازی مجموعه ابزار گسترده‌تر خود هستید، این در کنار سایر ابزارهای اسناد تجاری ما قرار می‌گیرد. بسیاری آن را با یک ساخت کارت ویزیت جفت می‌کنند تا جزئیات تماس چاپی و دیجیتالی آن‌ها یکنواخت بماند. نام، عنوان و لینک‌ها را در هر دو تطابق دهید و برند شما در همه جایی که ظاهر می‌شود عمدی احساس می‌شود.

پنج دقیقه اینجا وقت بگذارید، آن را تمیز نگه دارید و یک امضا خواهید داشت که آرام کارش را در هر پیامی که می‌فرستید انجام می‌دهد.

سوالات متداول