Δημιουργήστε μια καθαρή, επαγγελματική υπογραφή email σε λίγα λεπτά
Κάθε email που στέλνετε τελειώνει με μια ήσυχη χειραψία: την υπογραφή σας. Λέει στον αναγνώστη ποιος είστε, τι κάνετε και πώς να επικοινωνήσει μαζί σας χωρίς να χρειάζεται να ψάξει σε παλιά νήματα. Μια καλή υπογραφή φαίνεται σκόπιμη και μένει μακριά. Μια κακή είναι ένας τοίχος από εικονίδια, τρεις αριθμούς τηλεφώνου, ένα τεράστιο λογότυπο, και ένα εμπνευσμένο απόφθεγμα που κανείς δεν ζήτησε. Η Γεννήτρια Υπογραφής Email σε αυτή τη σελίδα σας βοηθά να βρεθείτε στη σωστή πλευρά αυτής της γραμμής, και κάνει ολόκληρη τη δουλειά στο πρόγραμμα περιήγησής σας, οπότε τίποτα από όσα πληκτρολογείτε δεν ανεβαίνει πουθενά.
Τι περιλαμβάνει μια καλή υπογραφή
Κρατήστε την σε τρεις ή τέσσερις γραμμές. Τα βασικά είναι το πλήρες όνομά σας, ο επαγγελματικός σας τίτλος και η εταιρεία σας. Μετά από αυτό, προσθέστε έναν αριθμό τηλεφώνου αν πράγματι θέλετε κλήσεις, και έναν σύνδεσμο που θα χρησιμοποιήσουν οι άνθρωποι, συνήθως τον ιστότοπό σας ή το προφίλ LinkedIn. Αυτό είναι αρκετό για τους περισσότερους ανθρώπους. Η καθοδήγηση από εργαλεία υπογραφών όπως το HubSpot και το WiseStamp είναι συνεπής: ξεκινήστε με ζωντανό, με δυνατότητα κλικ κείμενο για τα στοιχεία που έχουν σημασία, και αντισταθείτε στην παρόρμηση να στοιβάξετε επιπλέον.
Να μια λογική δομή:
- Όνομα σε ελαφρώς μεγαλύτερο ή πιο έντονο κείμενο, ώστε να διαβάζεται πρώτο.
- Τίτλος και εταιρεία στην επόμενη γραμμή, απλά και σύντομα.
- Ένας αριθμός τηλεφώνου και ένας σύνδεσμος, όχι μια στοίβα από κάθε κανάλι που κατέχετε.
- Προαιρετικό: ένα μικρό λογότυπο, ένα μοναδικό προφίλ κοινωνικού δικτύου, ή νομική αποποίηση ευθυνών αν το απαιτεί ο κλάδος σας.
Τι να αφήσετε έξω
Περικόψτε επιθετικά. Αφαιρέστε τη διεύθυνση email σας από την ίδια την υπογραφή, αφού ο αναγνώστης ήδη τη βλέπει στο πεδίο Από. Παραλείψτε αποφθέγματα, κινούμενα GIF και μια σειρά από οκτώ εικονίδια κοινωνικών δικτύων. Περιοριστείτε σε δύο ή τρία χρώματα και μία τυπική γραμματοσειρά όπως Arial ή Georgia σε περίπου 10 έως 14 στιγμές. Αποφύγετε μεγάλες εικόνες· διατηρώντας οποιοδήποτε λογότυπο κάτω από περίπου 10 KB βοηθά να φορτώνει γρήγορα και σας κρατά έξω από φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Το τεστ είναι απλό: αν μια γραμμή δεν βοηθά τον αναγνώστη να επικοινωνήσει μαζί σας ή να σας εμπιστευτεί, κόψτε την.
Υπογραφές HTML έναντι απλού κειμένου
Οι υπογραφές HTML σάς επιτρέπουν να χρησιμοποιήσετε έντονα ονόματα, λογότυπο, συνδέσμους και χρώματα επωνυμίας, και διατηρούν το σχήμα τους στους περισσότερους σύγχρονους πελάτες. Είναι ο κανόνας για όποιον νοιάζεται για την παρουσίαση. Οι υπογραφές απλού κειμένου, αντίθετα, είναι καθολικές: δεν χαλάνε ποτέ σε παλαιότερους πελάτες, αναγνώστες μόνο κειμένου ή ασφαλή περιβάλλοντα, γι' αυτό οι προγραμματιστές και οι ομάδες υποστήριξης συχνά τις προτιμούν. Η πρακτική απάντηση είναι να κρατάτε και τις δύο. Χρησιμοποιήστε μια έκδοση HTML για επώνυμη επικοινωνία και μια καθαρή εναλλακτική απλού κειμένου για απαντήσεις. Αυτή η γεννήτρια παράγει τακτοποιημένο, βασισμένο σε πίνακα HTML που μπορείτε να επικολλήσετε απευθείας στον πελάτη αλληλογραφίας σας, συν μια απλή έκδοση που μπορείτε να αντιγράψετε όταν θέλετε κάτι αλάνθαστο.
Παράγοντες κινητού
Περισσότερο από το μισό email ανοίγεται σε τηλέφωνα, οπότε σχεδιάστε πρώτα για τη μικρή οθόνη. Χρησιμοποιήστε διάταξη μίας στήλης αντί για μπλοκ δίπλα-δίπλα που καταρρέουν άβολα. Κρατήστε το κείμενο του σώματος στα 14 έως 16 pixel ώστε να παραμένει ευανάγνωστο, και κάντε οποιονδήποτε σύνδεσμο ή κουμπί με δυνατότητα κλικ άνετο για να πατηθεί με τον αντίχειρα. Περιορίστε το συνολικό πλάτος γύρω στα 600 pixel. Βασιστείτε σε ζωντανό κείμενο αντί να ενσωματώνετε τον αριθμό τηλεφώνου σας σε εικόνα, επειδή οι εικόνες μπορεί να είναι αργές, μπλοκαρισμένες ή δυσανάγνωστες. Στη συνέχεια στείλτε στον εαυτό σας ένα δοκιμαστικό μήνυμα και ανοίξτε το σε τηλέφωνο πριν το δεσμευτείτε.
Προσθήκη στο Gmail και το Outlook
Μόλις αντιγράψετε την υπογραφή σας, η εγκατάσταση διαρκεί λιγότερο από ένα λεπτό. Στο Gmail, ανοίξτε τις Ρυθμίσεις (το εικονίδιο γραναζιού), πηγαίνετε στο Δείτε όλες τις ρυθμίσεις, κάντε κύλιση στην ενότητα Υπογραφή στην καρτέλα Γενικά, δημιουργήστε νέα υπογραφή, επικολλήστε τη δική σας, ορίστε την ως προεπιλογή για νέα email και απαντήσεις, και αποθηκεύστε τις αλλαγές στο κάτω μέρος. Στο Outlook, πηγαίνετε στο Αρχείο μετά Επιλογές, επιλέξτε Αλληλογραφία, κάντε κλικ στο Υπογραφές, δημιουργήστε νέα καταχώρηση, επικολλήστε την υπογραφή σας, και αναθέστε την σε νέα μηνύματα και απαντήσεις. Το Outlook αποδίδει το HTML λιγότερο προβλέψιμα από το Gmail, οπότε ελέγξτε το αποτέλεσμα και απλοποιήστε οποιαδήποτε διάταξη μετατοπίζεται.
Αν στήνετε το ευρύτερο σετ εργαλείων σας, αυτό ταιριάζει δίπλα στα υπόλοιπα εργαλεία μας επιχειρηματικών εγγράφων. Πολλοί το συνδυάζουν με έναν κατασκευαστή επαγγελματικών καρτών ώστε τα τυπωμένα και ψηφιακά τους στοιχεία επικοινωνίας να παραμένουν συνεπή. Ταιριάξτε το όνομα, τον τίτλο και τους συνδέσμους και στα δύο και η επωνυμία σας θα φαίνεται σκόπιμη οπουδήποτε εμφανίζεται.
Αφιερώστε πέντε λεπτά εδώ, κρατήστε το καθαρό, και θα έχετε μια υπογραφή που κάνει ήσυχα τη δουλειά της σε κάθε μήνυμα που στέλνετε.
Συχνές ερωτήσεις
Τι πρέπει να περιλαμβάνει μια επαγγελματική υπογραφή email;
Το πλήρες όνομά σας, τον επαγγελματικό τίτλο και την εταιρεία, συν έναν αριθμό τηλεφώνου και έναν χρήσιμο σύνδεσμο όπως τον ιστότοπό σας ή το LinkedIn. Κρατήστε την σε τρεις ή τέσσερις γραμμές και προσθέστε ένα μικρό λογότυπο ή αποποίηση ευθυνών μόνο αν το χρειάζεστε.
Πρέπει να βάλω τη διεύθυνση email μου στην υπογραφή;
Συνήθως όχι. Ο αναγνώστης ήδη βλέπει τη διεύθυνσή σας στο πεδίο Από, οπότε η επανάληψή της απλώς προσθέτει ακαταστασία. Χρησιμοποιήστε τον χώρο για αριθμό τηλεφώνου ή σύνδεσμο αντ' αυτού.
HTML ή υπογραφή απλού κειμένου, ποια είναι καλύτερη;
Το HTML φαίνεται καλύτερο και διατηρεί την επωνυμία συνεπή σε όλους τους πελάτες, οπότε είναι η προεπιλογή για επικοινωνία. Το απλό κείμενο δεν χαλάει ποτέ και είναι ιδανικό για απαντήσεις, υποστήριξη ή ασφαλή περιβάλλοντα. Η διατήρηση και των δύο εκδόσεων καλύπτει κάθε περίπτωση.
Πώς κάνω την υπογραφή μου να φαίνεται καλά σε κινητό;
Χρησιμοποιήστε διάταξη μίας στήλης, κείμενο σώματος στα 14 έως 16 pixel, εύκολους στο πάτημα συνδέσμους, και πλάτος γύρω στα 600 pixel. Βασιστείτε σε ζωντανό κείμενο αντί για εικόνες, στη συνέχεια δοκιμάστε την σε πραγματικό τηλέφωνο πριν τη χρησιμοποιήσετε.
Ανεβαίνουν τα δεδομένα μου όταν χρησιμοποιώ αυτή τη γεννήτρια;
Όχι. Το εργαλείο εκτελείται εξ ολοκλήρου στο πρόγραμμα περιήγησής σας, οπότε το όνομα, ο τίτλος και τα στοιχεία επικοινωνίας που εισάγετε παραμένουν στη συσκευή σας και δεν στέλνονται ποτέ σε διακομιστή.
Πώς προσθέτω την υπογραφή στο Gmail ή το Outlook;
Στο Gmail, ανοίξτε τις Ρυθμίσεις, βρείτε την ενότητα Υπογραφή κάτω από Γενικά, επικολλήστε τη δική σας, ορίστε την ως προεπιλογή και αποθηκεύστε. Στο Outlook, πηγαίνετε στο Αρχείο, Επιλογές, Αλληλογραφία, Υπογραφές, επικολλήστε την, και αναθέστε την σε νέα μηνύματα και απαντήσεις.