Tạo chữ ký email sạch sẽ, chuyên nghiệp trong vài phút
Mỗi email bạn gửi kết thúc bằng một cái bắt tay nhẹ nhàng: chữ ký của bạn. Nó cho người đọc biết bạn là ai, bạn làm gì và cách liên hệ với bạn mà không cần họ đào bới các email cũ. Chữ ký tốt trông có chủ ý và không gây vướng víu. Chữ ký xấu là một bức tường icon, ba số điện thoại, logo khổng lồ và câu quote truyền cảm hứng mà không ai yêu cầu. Công cụ Tạo Chữ Ký Email trên trang này giúp bạn đáp xuống đúng phía của ranh giới đó, và nó thực hiện toàn bộ công việc trong trình duyệt của bạn nên không có gì bạn nhập được tải lên đâu cả.
Chữ ký tốt nên có gì
Giữ ở ba hoặc bốn dòng. Những yếu tố cần thiết là họ tên đầy đủ, chức danh và công ty của bạn. Sau đó thêm số điện thoại nếu bạn thực sự muốn nhận cuộc gọi, và một liên kết mà mọi người sẽ dùng, thường là website hoặc hồ sơ LinkedIn. Vậy là đủ cho hầu hết mọi người. Hướng dẫn từ các công cụ chữ ký như HubSpot và WiseStamp đều nhất quán: dẫn đầu bằng văn bản trực tiếp, có thể nhấp cho các thông tin quan trọng, và chống lại sự cám dỗ thêm nhiều thứ khác.
Đây là cấu trúc hợp lý:
- Tên in hơi lớn hơn hoặc đậm hơn, để đọc đầu tiên.
- Chức danh và công ty trên dòng tiếp theo, ngắn gọn và đơn giản.
- Một số điện thoại và một liên kết, không phải một đống mọi kênh bạn có.
- Tùy chọn: logo nhỏ, một hồ sơ mạng xã hội duy nhất, hoặc tuyên bố từ chối pháp lý nếu ngành bạn yêu cầu.
Những gì nên bỏ đi
Cắt bớt mạnh mẽ. Bỏ địa chỉ email khỏi bản thân chữ ký, vì người đọc đã có nó trong trường Từ. Bỏ qua các câu quote, GIF hoạt hình và một hàng tám icon mạng xã hội. Giới hạn ở hai hoặc ba màu và một phông chữ tiêu chuẩn như Arial hoặc Georgia ở khoảng 10 đến 14 điểm. Tránh ảnh lớn; giữ logo dưới khoảng 10 KB giúp tải nhanh và tránh bộ lọc spam. Bài kiểm tra đơn giản: nếu một dòng không giúp người đọc liên hệ bạn hoặc tin tưởng bạn, hãy bỏ nó.
Chữ ký HTML so với văn bản thuần
Chữ ký HTML cho phép bạn dùng tên in đậm, logo, liên kết và màu thương hiệu, và chúng giữ hình dạng trên hầu hết các client hiện đại. Đây là chuẩn cho bất kỳ ai quan tâm đến trình bày. Ngược lại, chữ ký văn bản thuần là phổ quát: chúng không bao giờ vỡ trong các client cũ, trình đọc chỉ văn bản hoặc môi trường bảo mật, đó là lý do tại sao nhà phát triển và nhóm hỗ trợ thường thích chúng. Câu trả lời thực tế là giữ cả hai. Dùng phiên bản HTML cho tiếp cận thương hiệu và fallback văn bản thuần sạch sẽ cho các trả lời. Công cụ tạo này tạo ra HTML gọn gàng dựa trên bảng mà bạn có thể dán trực tiếp vào mail client, cộng với phiên bản văn bản thuần bạn có thể sao chép khi muốn thứ gì đó không thể vỡ.
Lưu ý về thiết bị di động
Hơn một nửa email được mở trên điện thoại, vì vậy hãy thiết kế cho màn hình nhỏ trước. Dùng bố cục một cột thay vì các khối cạnh nhau bị thu gọn xấu xí. Giữ văn bản nội dung ở 14 đến 16 pixel để đọc được, và làm cho bất kỳ liên kết hoặc nút có thể nhấp nào thoải mái để chạm bằng ngón tay cái. Giới hạn chiều rộng tổng thể ở khoảng 600 pixel. Dựa vào văn bản trực tiếp thay vì đưa số điện thoại vào ảnh, vì ảnh có thể chậm, bị chặn hoặc không đọc được. Sau đó gửi cho mình một tin nhắn thử nghiệm và mở nó trên điện thoại trước khi cam kết.
Thêm vào Gmail và Outlook
Sau khi sao chép chữ ký, cài đặt mất chưa đến một phút. Trong Gmail, mở Cài đặt (biểu tượng bánh răng), vào Xem tất cả cài đặt, cuộn đến phần Chữ ký trong tab Chung, tạo chữ ký mới, dán vào, đặt làm mặc định cho email mới và trả lời, và lưu thay đổi ở cuối. Trong Outlook, vào Tệp rồi Tùy chọn, chọn Thư, nhấp Chữ ký, tạo mục mới, dán chữ ký và gán cho tin nhắn mới và trả lời. Outlook render HTML kém nhất quán hơn Gmail, vì vậy hãy kiểm tra kết quả và đơn giản hóa bất kỳ bố cục nào bị dịch chuyển.
Nếu bạn đang thiết lập bộ công cụ rộng hơn, phần này kết hợp với các trợ giúp tài liệu kinh doanh khác. Nhiều người kết hợp nó với công cụ tạo danh thiếp để thông tin liên hệ in và kỹ thuật số của họ nhất quán. Khớp tên, chức danh và liên kết trên cả hai và thương hiệu của bạn trông có chủ ý ở mọi nơi nó xuất hiện.
Dành năm phút ở đây, giữ sạch sẽ, và bạn sẽ có chữ ký lặng lẽ làm công việc của mình trên mỗi tin nhắn bạn gửi.
Câu hỏi thường gặp
Chữ ký email chuyên nghiệp nên có gì?
Họ tên đầy đủ, chức danh và công ty, cộng với một số điện thoại và một liên kết hữu ích như website hoặc LinkedIn. Giữ ở ba hoặc bốn dòng và chỉ thêm logo nhỏ hoặc tuyên bố từ chối khi bạn cần.
Tôi có nên đặt địa chỉ email trong chữ ký không?
Thường là không. Người đọc đã thấy địa chỉ của bạn trong trường Từ, vì vậy lặp lại chỉ thêm lộn xộn. Dùng không gian đó cho số điện thoại hoặc liên kết thay thế.
Chữ ký HTML hay văn bản thuần, cái nào tốt hơn?
HTML trông đẹp hơn và giữ nhất quán thương hiệu trên các client, vì vậy nó là mặc định cho tiếp cận. Văn bản thuần không bao giờ vỡ và lý tưởng cho trả lời, hỗ trợ hoặc môi trường bảo mật. Giữ cả hai phiên bản đáp ứng mọi trường hợp.
Làm thế nào để chữ ký của tôi trông tốt trên thiết bị di động?
Dùng bố cục một cột, văn bản nội dung ở 14 đến 16 pixel, liên kết dễ nhấp và chiều rộng khoảng 600 pixel. Dựa vào văn bản trực tiếp thay vì ảnh, sau đó kiểm tra trên điện thoại thực trước khi dùng.
Dữ liệu của tôi có được tải lên khi dùng công cụ tạo này không?
Không. Công cụ chạy hoàn toàn trong trình duyệt của bạn, vì vậy tên, chức danh và thông tin liên hệ bạn nhập giữ nguyên trên thiết bị và không bao giờ được gửi đến máy chủ.
Làm thế nào để thêm chữ ký vào Gmail hoặc Outlook?
Trong Gmail, mở Cài đặt, tìm phần Chữ ký trong Chung, dán vào, đặt làm mặc định và lưu. Trong Outlook, vào Tệp, Tùy chọn, Thư, Chữ ký, dán vào và gán cho tin nhắn mới và trả lời.