Vytvořte si čistý, profesionální e-mailový podpis za pár minut
Každý e-mail, který pošlete, končí tichým podáním ruky: vaším podpisem. Sdělí čtenáři, kdo jste, čím se zabýváte a jak vás zastihnout, aniž by musel prohrabávat staré vlákna. Dobrý podpis vypadá záměrně a nepřekáží. Špatný je zeď ikon, tři telefonní čísla, obří logo a inspirativní citát, o který nikdo nežádal. Generátor e-mailových podpisů na této stránce vám pomůže trefit se na tu správnou stranu, a celou práci odvede přímo ve vašem prohlížeči, takže se nic z toho, co napíšete, nikam nenahrává.
Co dobrý podpis obsahuje
Udržte ho na třech až čtyřech řádcích. Nezbytné jsou vaše celé jméno, pracovní pozice a firma. Poté přidejte telefonní číslo, pokud opravdu chcete volání, a jeden odkaz, který lidé využijí, obvykle váš web nebo profil na LinkedIn. To většině lidí stačí. Rady od nástrojů pro podpisy jako HubSpot a WiseStamp jsou konzistentní: začněte živým, klikatelným textem u údajů, na kterých záleží, a odolejte nutkání přidávat další věci navrch.
Zde je rozumná struktura:
- Jméno v mírně větším nebo tučnějším písmu, aby se přečetlo jako první.
- Pozice a firma na dalším řádku, jednoduše a stručně.
- Jedno telefonní číslo a jeden odkaz, ne hromada všech kanálů, které vlastníte.
- Volitelně: malé logo, jeden sociální profil nebo právní upozornění, pokud to vaše odvětví vyžaduje.
Co vynechat
Ořezávejte razantně. Vypusťte svou e-mailovou adresu ze samotného podpisu, protože čtenář ji už má v poli Od. Vynechte citáty, animované GIFy a řadu osmi sociálních ikon. Omezte se na dvě až tři barvy a jeden standardní font, jako je Arial nebo Georgia, přibližně o velikosti 10 až 14 bodů. Vyhněte se velkým obrázkům; udržování jakéhokoli loga pod přibližně 10 KB pomůže rychlému načtení a udrží vás mimo spamové filtry. Test je jednoduchý: pokud řádek nepomáhá čtenáři vás kontaktovat nebo vám důvěřovat, škrtněte ho.
HTML podpisy vs čistě textové podpisy
HTML podpisy vám umožní použít tučná jména, logo, odkazy a barvy značky a drží svůj tvar napříč většinou moderních klientů. Jsou normou pro každého, komu záleží na prezentaci. Čistě textové podpisy jsou naproti tomu univerzální: nikdy se nerozbijí ve starších klientech, čtečkách jen pro text nebo zabezpečených prostředích, což je důvod, proč je vývojáři a podpůrné týmy často preferují. Praktickou odpovědí je mít oba. Použijte HTML verzi pro brandovanou komunikaci a čistou textovou zálohu pro odpovědi. Tento generátor vytváří upravené HTML založené na tabulkách, které můžete vložit přímo do svého e-mailového klienta, plus obyčejnou verzi, kterou zkopírujete, když chcete něco neprůstřelného.
Mobilní ohledy
Více než polovina e-mailů se otevírá na telefonech, takže navrhujte nejprve pro malou obrazovku. Použijte jednosloupcové rozvržení místo bloků vedle sebe, které se nešikovně sbalí. Udržujte tělo textu na 14 až 16 pixelech, aby zůstalo čitelné, a udělejte jakýkoli klikatelný odkaz nebo tlačítko pohodlné trefit palcem. Omezte celkovou šířku kolem 600 pixelů. Spoléhejte na živý text místo vypálení telefonního čísla do obrázku, protože obrázky mohou být pomalé, blokované nebo nečitelné. Pak si pošlete zkušební zprávu a otevřete ji na telefonu, než se rozhodnete.
Přidání v Gmailu a Outlooku
Jakmile máte podpis zkopírovaný, jeho instalace trvá necelou minutu. V Gmailu otevřete Nastavení (ikona ozubeného kola), přejděte na Zobrazit všechna nastavení, sjeďte na sekci Podpis pod záložkou Obecné, vytvořte nový podpis, vložte svůj, nastavte ho jako výchozí pro nové e-maily i odpovědi a dole uložte změny. V Outlooku přejděte na Soubor a poté Možnosti, zvolte Pošta, klikněte na Podpisy, vytvořte novou položku, vložte svůj podpis a přiřaďte ho k novým zprávám i odpovědím. Outlook vykresluje HTML méně předvídatelně než Gmail, takže si výsledek zkontrolujte a zjednodušte jakékoli rozvržení, které se posune.
Pokud si sestavujete širší sadu nástrojů, toto zapadá vedle našich dalších pomocníků firemní dokumenty. Mnoho lidí to spáruje s tvůrcem vizitek, aby jejich tištěné i digitální kontaktní údaje zůstaly konzistentní. Sladíte jméno, pozici i odkazy napříč oběma a vaše značka bude působit záměrně všude, kde se objeví.
Strávíte tu pět minut, udržíte to čisté a budete mít podpis, který tiše odvádí svou práci na každé zprávě, kterou pošlete.
Často kladené otázky
Co by měl profesionální e-mailový podpis obsahovat?
Vaše celé jméno, pracovní pozici a firmu, plus jedno telefonní číslo a jeden užitečný odkaz, jako je váš web nebo LinkedIn. Udržte ho na třech až čtyřech řádcích a přidejte malé logo nebo upozornění jen tehdy, pokud to potřebujete.
Mám do podpisu uvádět svou e-mailovou adresu?
Obvykle ne. Čtenář vaši adresu už vidí v poli Od, takže její opakování jen přidává nepořádek. Použijte ten prostor raději na telefonní číslo nebo odkaz.
HTML nebo čistě textový podpis, co je lepší?
HTML vypadá lépe a udržuje konzistentní branding napříč klienty, takže je výchozí volbou pro oslovování. Čistý text se nikdy nerozbije a je ideální pro odpovědi, podporu nebo zabezpečená prostředí. Uchování obou verzí pokryje každý případ.
Jak zajistím, aby můj podpis dobře vypadal na mobilu?
Použijte jednosloupcové rozvržení, tělo textu o velikosti 14 až 16 pixelů, snadno klikatelné odkazy a šířku kolem 600 pixelů. Spoléhejte na živý text místo obrázků a pak ho otestujte na skutečném telefonu, než ho začnete používat.
Nahrávají se moje údaje při použití tohoto generátoru?
Ne. Nástroj běží zcela ve vašem prohlížeči, takže jméno, pozice a kontaktní údaje, které zadáte, zůstávají na vašem zařízení a nikdy se neposílají na server.
Jak přidám podpis do Gmailu nebo Outlooku?
V Gmailu otevřete Nastavení, najděte sekci Podpis pod záložkou Obecné, vložte svůj, nastavte ho jako výchozí a uložte. V Outlooku přejděte na Soubor, Možnosti, Pošta, Podpisy, vložte ho a přiřaďte k novým zprávám a odpovědím.