ইমেইল সিগনেচার জেনারেটর

মিনিটেই একটি পরিষ্কার, পেশাদার ইমেইল সিগনেচার তৈরি করুন

আপনার পাঠানো প্রতিটি ইমেইল একটি নিরব হ্যান্ডশেকে শেষ হয়: আপনার সিগনেচার। এটি পাঠককে বলে দেয় আপনি কে, আপনি কী করেন, আর আপনার সাথে কীভাবে যোগাযোগ করা যায়, তাদের পুরনো থ্রেড ঘেঁটে দেখতে বাধ্য না করেই। একটি ভালো সিগনেচার ইচ্ছাকৃত দেখায় আর পথের বাইরে থাকে। একটি খারাপ সিগনেচার আইকনের একটি দেয়াল, তিনটি ফোন নম্বর, একটি বিশাল লোগো, আর একটি অনুপ্রেরণামূলক উক্তি যা কেউ চায়নি। এই পাতার Email Signature Generator আপনাকে সেই সীমারেখার সঠিক পাশে পৌঁছাতে সাহায্য করে, আর এটি পুরো কাজটি আপনার ব্রাউজারে করে, ফলে আপনি যা লেখেন তার কিছুই কোথাও আপলোড হয় না।

একটি ভালো সিগনেচারে কী থাকে

এটি তিন বা চার লাইনে রাখুন। মৌলিক জিনিসগুলো হলো আপনার পূর্ণ নাম, আপনার পদবি, আর আপনার কোম্পানি। এরপর, আপনি সত্যিই কল চাইলে একটি ফোন নম্বর যোগ করুন, আর মানুষ ব্যবহার করবে এমন একটি লিংক, সাধারণত আপনার ওয়েবসাইট বা LinkedIn প্রোফাইল। বেশিরভাগ মানুষের জন্য এটাই যথেষ্ট। HubSpot আর WiseStamp-এর মতো সিগনেচার টুলের নির্দেশনা সামঞ্জস্যপূর্ণ: গুরুত্বপূর্ণ বিবরণের জন্য লাইভ, ক্লিকযোগ্য লেখা দিয়ে শুরু করুন, আর অতিরিক্ত জিনিস যোগ করার প্রলোভন প্রতিরোধ করুন।

এখানে একটি যুক্তিসঙ্গত গঠন দেওয়া হলো:

• নাম কিছুটা বড় বা মোটা লেখায়, যাতে এটি প্রথমে পড়া যায়।
• পদবি আর কোম্পানি পরের লাইনে, সাধারণ আর সংক্ষিপ্ত।
• একটি ফোন নম্বর আর একটি লিংক, আপনার মালিকানাধীন প্রতিটি চ্যানেলের একটি স্তূপ নয়।
• ঐচ্ছিক: একটি ছোট লোগো, একটি একক সোশ্যাল প্রোফাইল, বা আপনার শিল্প প্রয়োজন করলে একটি আইনি দাবিত্যাগ।

কী বাদ দেওয়া উচিত

জোরালোভাবে ছাঁটাই করুন। সিগনেচার থেকে আপনার ইমেইল ঠিকানা বাদ দিন, কারণ পাঠক ইতিমধ্যে From ফিল্ডে এটি দেখতে পান। উক্তি, অ্যানিমেটেড GIF, আর আটটি সোশ্যাল আইকনের একটি সারি এড়িয়ে চলুন। নিজেকে দুই বা তিনটি রঙ আর প্রায় ১০ থেকে ১৪ পয়েন্টে Arial বা Georgia-র মতো একটি প্রমিত ফন্টে সীমাবদ্ধ রাখুন। বড় ছবি এড়িয়ে চলুন; যেকোনো লোগো প্রায় ১০ KB-এর নিচে রাখা এটিকে দ্রুত লোড হতে সাহায্য করে আর আপনাকে স্প্যাম ফিল্টারের বাইরে রাখে। পরীক্ষাটি সহজ: একটি লাইন যদি পাঠককে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে বা আপনাকে বিশ্বাস করতে সাহায্য না করে, তাহলে সেটি বাদ দিন।

HTML বনাম প্লেইন-টেক্সট সিগনেচার

HTML সিগনেচার আপনাকে বোল্ড নাম, একটি লোগো, লিংক, আর ব্র্যান্ড রঙ ব্যবহার করতে দেয়, আর এগুলো বেশিরভাগ আধুনিক ক্লায়েন্টে তাদের আকৃতি ধরে রাখে। উপস্থাপনার যত্ন নেন এমন যেকোনো একজনের জন্য এগুলো স্বাভাবিক। প্লেইন-টেক্সট সিগনেচার, বিপরীতে, সার্বজনীন: এগুলো পুরনো ক্লায়েন্ট, টেক্সট-শুধু রিডার, বা নিরাপদ পরিবেশে কখনও ভাঙে না, এই কারণেই ডেভেলপার আর সাপোর্ট দল প্রায়ই এগুলো পছন্দ করেন। ব্যবহারিক উত্তর হলো উভয়ই রাখা। ব্র্যান্ডেড আউটরিচের জন্য একটি HTML সংস্করণ ব্যবহার করুন আর রিপ্লাইয়ের জন্য একটি পরিষ্কার প্লেইন-টেক্সট ফলব্যাক। এই জেনারেটর পরিপাটি, টেবিল-ভিত্তিক HTML তৈরি করে যা আপনি সরাসরি আপনার মেইল ক্লায়েন্টে পেস্ট করতে পারেন, সাথে একটি প্লেইন সংস্করণও যা আপনি যখন কিছু অবিনাশী চান তখন কপি করতে পারেন।

মোবাইল বিবেচনা

অর্ধেকেরও বেশি ইমেইল ফোনে খোলা হয়, তাই ছোট স্ক্রিনের জন্য প্রথমে ডিজাইন করুন। পাশাপাশি ব্লকের বদলে একটি একক-কলাম লেআউট ব্যবহার করুন যা অদ্ভুতভাবে ভেঙে যায়। বডি টেক্সট ১৪ থেকে ১৬ পিক্সেলে রাখুন যাতে এটি পড়ার উপযোগী থাকে, আর যেকোনো ট্যাপযোগ্য লিংক বা বাটন থাম্ব দিয়ে চাপার জন্য আরামদায়ক করুন। সামগ্রিক প্রস্থ প্রায় ৬০০ পিক্সেলে সীমাবদ্ধ রাখুন। আপনার ফোন নম্বরকে একটি ছবিতে বেক করার বদলে লাইভ টেক্সটের উপর নির্ভর করুন, কারণ ছবি ধীর, ব্লক করা, বা পড়ার অযোগ্য হতে পারে। তারপর নিজেকে একটি পরীক্ষামূলক বার্তা পাঠান আর প্রতিশ্রুতিবদ্ধ হওয়ার আগে একটি ফোনে খুলুন।

Gmail আর Outlook-এ যোগ করা

আপনার সিগনেচার কপি করার পর, ইনস্টল করতে এক মিনিটেরও কম সময় লাগে। Gmail-এ, সেটিংস (গিয়ার আইকন) খুলুন, See all settings-এ যান, General ট্যাবের নিচে Signature বিভাগে স্ক্রল করুন, একটি নতুন সিগনেচার তৈরি করুন, আপনারটি পেস্ট করুন, নতুন ইমেইল আর রিপ্লাইয়ের জন্য এটিকে ডিফল্ট হিসেবে সেট করুন, আর নিচে পরিবর্তন সংরক্ষণ করুন। Outlook-এ, File তারপর Options-এ যান, Mail বেছে নিন, Signatures-এ ক্লিক করুন, একটি নতুন এন্ট্রি তৈরি করুন, আপনার সিগনেচার পেস্ট করুন, আর নতুন বার্তা আর রিপ্লাইয়ের জন্য এটি বরাদ্দ করুন। Outlook HTML কম অনুমানযোগ্যভাবে রেন্ডার করে Gmail-এর তুলনায়, তাই ফলাফল যাচাই করুন আর কোনো লেআউট সরে গেলে সেটি সরলীকরণ করুন।

আপনি যদি আপনার বিস্তৃত টুলকিট সেট আপ করছেন, এটি আমাদের অন্যান্য ব্যবসায়িক নথি সহায়কের সাথে মানানসই। অনেকে এটিকে একটি বিজনেস কার্ড মেকার-এর সাথে জুড়ে দেন যাতে তাদের মুদ্রিত আর ডিজিটাল যোগাযোগের তথ্য সামঞ্জস্যপূর্ণ থাকে। উভয় জায়গায় নাম, পদবি আর লিংক মিলিয়ে নিন আর আপনার ব্র্যান্ড যেখানেই দেখা যাক না কেন ইচ্ছাকৃত মনে হবে।

এখানে পাঁচ মিনিট ব্যয় করুন, পরিষ্কার রাখুন, আর আপনার কাছে এমন একটি সিগনেচার থাকবে যা আপনার পাঠানো প্রতিটি বার্তায় নিরবে তার কাজ করে।

প্রায়ই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন